در دنیای فروش و حسابداری، پرداخت‌ها همیشه به‌صورت یکسان انجام نمی‌شوند. در برخی موارد، مشتری مبلغی را پیش از تحویل کالا یا خدمات پرداخت می‌کند، درحالی‌که در برخی دیگر، پرداخت‌ها مرحله‌ای و پس از انجام بخشی از تعهدات صورت می‌گیرند. دو اصطلاح پیش‌پرداخت و علی‌الحساب از جمله مفاهیمی هستند که اگرچه شباهت‌هایی دارند، اما از نظر حسابداری و مدیریت مالی تفاوت‌های مهمی با یکدیگر دارند. در این مقاله، این تفاوت‌ها را بررسی خواهیم کرد.

پیش‌پرداخت چیست؟

مبلغی است که پیش از دریافت خدمات یا تحویل کالا پرداخت می‌شود. این مبلغ معمولاً به‌عنوان تضمین اجرای تعهدات فروشنده یا ارائه‌دهنده خدمات در نظر گرفته می‌شود و می‌تواند شامل بخشی از کل مبلغ یا حتی تمام هزینه توافق‌شده باشد.

برای مثال، اگر شما مبلغ اجاره یک سال را در ابتدای قرارداد پرداخت کنید، این هزینه به‌عنوان پیش‌پرداخت محسوب می‌شود. همچنین، اگر برای برگزاری یک رویداد هزینه‌ای را قبل از اجرا پرداخت کنید، این مبلغ نیز در دسته پیش‌پرداخت قرار می‌گیرد.

از نظر حسابداری، مبالغ پیش‌پرداخت به‌عنوان هزینه جاری در ترازنامه ثبت شده و به‌تدریج از حساب پیش‌پرداخت کسر می‌شوند. به‌عنوان مثال، اگر شرکتی ۱۲ میلیون تومان بابت اجاره سالانه پرداخت کند، هر ماه ۱ میلیون تومان از حساب پیش‌پرداخت به هزینه‌های جاری انتقال می‌یابد.

پیش‌پرداخت معمولاً پس از صدور پیش‌فاکتور توسط فروشنده انجام می‌شود. پیش‌فاکتور یک سند موقت است که مبلغ و شرایط پرداخت را مشخص می‌کند اما در سیستم حسابداری به‌عنوان هزینه ثبت نمی‌شود.

علی‌الحساب چیست؟

پرداختی است که پس از انجام بخشی از تعهدات یا تحویل بخشی از کالا و خدمات صورت می‌گیرد. این مبلغ می‌تواند بخشی از کل بدهی یا حتی تمام آن باشد. در این حالت، فروشنده یا ارائه‌دهنده خدمات، کار خود را آغاز کرده و برای ادامه آن نیاز به دریافت مبلغی دارد.

به‌عنوان مثال، فرض کنید یک شرکت در حال ساخت یک پروژه عمرانی است. پس از اتمام مرحله اول، مشتری بخشی از هزینه را پرداخت می‌کند و این مبلغ به‌عنوان علی‌الحساب محسوب می‌شود. همچنین، در بسیاری از قراردادهای پیمانکاری، پرداخت‌های علی‌الحساب در فواصل زمانی مشخص و بر اساس پیشرفت پروژه انجام می‌شود.

از نظر حسابداری، پرداخت‌های علی‌الحساب در حساب سود و زیان ثبت می‌شوند، زیرا نشان‌دهنده بخشی از هزینه‌هایی هستند که قبلاً ثبت شده‌اند. میزان و زمان این پرداخت به توافق طرفین بستگی دارد و ممکن است در چند مرحله انجام شود.

تفاوت‌های کلیدی بین پیش‌پرداخت و علی‌الحساب

اولین تفاوت مهم زمان پرداخت است. پیش‌پرداخت قبل از دریافت کالا یا خدمات انجام می‌شود، درحالی‌که علی‌الحساب پس از دریافت بخشی از خدمات یا کالاها پرداخت می‌شود.

تفاوت دیگر در نحوه ثبت حسابداری آن‌هاست. پیش‌پرداخت به‌عنوان هزینه جاری در ترازنامه ثبت می‌شود و به‌مرور از حساب پیش‌پرداخت کسر می‌شود، اما علی‌الحساب مستقیماً در حساب سود و زیان ثبت می‌گردد.

همچنین، هدف پرداخت نیز متفاوت است. پیش‌پرداخت معمولاً به‌عنوان تضمینی برای اجرای تعهدات فروشنده یا ارائه‌دهنده خدمات محسوب می‌شود، درحالی‌که علی‌الحساب برای تسویه بخشی از بدهی پس از انجام بخشی از تعهدات پرداخت می‌گردد.

یکی دیگر از تفاوت‌ها در ارتباط با پیش‌فاکتور است. پیش‌پرداخت معمولاً پس از صدور پیش‌فاکتور پرداخت می‌شود، اما علی‌الحساب نیازی به پیش‌فاکتور ندارد، زیرا بخشی از تعهدات قبلاً انجام شده است.